Wann wird es notwendig, Prozesse zu managen?

Prozesse sind das Rückgrat eines Unternehmens. Doch wann wird es erforderlich, diese zu managen? Was genau bedeutet es und was sind die wesentlichen Elemente? Was gilt es zu beachten? Und was sind die Vorteile vom Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management – BPM)?

Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management) ist ein Managementansatz – keine Methodik. Es hilft, den Fokus auf das Wesentliche zu lenken – auf das Kerngeschäft. Je kleiner ein Unternehmen ist, desto einfacher ist es für die Manager und Mitarbeiter, den Überblick zu behalten. Jeder ist sich seines Beitrags zum Kerngeschäft bewusst. Ein steigendes Wachstum macht es häufig notwendig, Funktionen zu bilden, um Aufgaben zu bündeln.  Je mehr Funktionen an einem Prozess beteiligt sind, desto höher wird der Bedarf, die übergeordneten Prozesse zu managen.

Ein weiterer Faktor der es notwendig machen kann, über BPM nachzudenken, ist die Entfernung vom Endkunden. Das Wesentliche in jedem Unternehmen ist die Ausrichtung auf den Kunden. Ist dieser mehrere Abteilungen oder sogar Standorte weit entfernt, wird diese natürliche Ausrichtung und Fokussierung immer schwieriger. Fokussierung auf den Kunden und damit auf das Kerngeschäft sollte das primäre Interesse jedes Mitarbeitenden sein – die Realität sieht häufig anders aus. In Zeiten, in denen die Komplexität und der Druck durch äußere Bedingungen immer weiter steigt, in der ein Unternehmen neben dem Kerngeschäft verstärkt über Innovation, neue Leistungen oder Produkte nachdenken muss, ist diese Fokussierung keine Selbstverständlichkeit mehr. Der Überblick geht verloren. Um auf die Frage nach der Notwendigkeit für BPM zurückzukommen – sobald mehr als eine Funktion an einem Prozess beteiligt ist, sollte man über das Managen von Prozessen nachdenken.

Was bedeutet es denn eigentlich, Prozesse zu managen? Was sind die Kernelemente von BPM?

Geschäftsprozessmodell

Das Geschäftsprozessmodell gibt Transparenz über die Abläufe eines Unternehmens. Was sind die Kernprozesse – mit welchen Prozessen wird der Umsatz generiert? Welche Prozesse sind notwendig, um die Kernprozesse zu unterstützen? Das Geschäftsprozessmodell gibt einen schnellen Überblick über die Gesamtheit der Prozesse eines Unternehmens.

End to End Prozesssicht

Der Überblick aller notwendigen Teilprozesse und deren Verknüpfung ausgehend vom Kundenbedarf bis hin zur Erfüllung des Kundenbedarfs- oder anders formuliert von der Bestellung bis zur Auslieferung. Die Transparenz über die notwendigen Teilschritte und das Zusammenwirken dieser an den Schnittstellen ist von großem Vorteil. Verzögerungen oder andere Prozessstörungen treten häufig an genau diesen Schnittstellen auf. Visualisierungen helfen, Schnittstellen zu identifizieren, wobei BPM nicht bedeutet, jeden Prozess bis ins kleinste Detail zu beschreiben.

Performancemessung der Prozesse

Um Prozesse managen zu können, braucht es zuerst einmal einen Überblick über den aktuellen Stand der Performance. Dazu sind Kennzahlen notwendig. Die Performance eines Prozesses leitet sich aus der Kundenanforderung ab. Dabei ist es oft notwendig, zwischen externen und internen Kunden zu differenzieren, um konkrete Kennzahlen zu entwickeln.  In den meisten Unternehmen wird mit Kennzahlen gearbeitet. Es macht Sinn, diesbezüglich zwischen KPIs (Key Performance Indicators) und PHIs (Process Health Indicators) zu unterscheiden. KPIs sind die Kennzahlen, die wirklich kritisch für die organisatorische Performance sind, während mit Hilfe der PHIs die Performance der einzelnen Teilprozesse gemessen wird.

Steuerung der Geschäftsprozesse

Die Steuerung von Prozessen macht nur mit den richtigen Kennzahlen Sinn. Sind diese Indikatoren identifiziert, ist die Steuerung einfach, da objektive Kennzahlen sehr schnell Aufschluss über die aktuelle Performance geben können. Wichtig dabei ist eine gute Taktung der Messung. Diese ist abhängig von den Prozessen und von den Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Prozessen in Bezug zum Gesamtprozess. Steuerung der Prozesse bedeutet, die Performance gegen einen Zielwert abzugleichen und gegenzusteuern, wenn die Abweichung außerhalb der Richtwerte liegt. Bei Prozessen, an denen mehrere Funktionen beteiligt sind, bedarf es dazu funktionsübergreifende Teams, die diese Aufgabe übernehmen. Somit kann es notwendig sein, die Governance Struktur eines Unternehmens entsprechend der Steuerung der Prozesse auszurichten und anzupassen. Wichtig ist dabei die Besetzung der einzelnen Teams. Es sollte darauf geachtet werden, dass Vertreter der einzelnen Teilprozesse vertreten sind und die entsprechende Befugnis haben, bei Bedarf Maßnahmen anzuordnen, um die Prozessperformance zu verbessern.

Vorteile von Geschäftsprozessmanagement (BPM)

Das konsequente Managen der Prozesse eines Unternehmens hat viele Vorteile. Auf einige möchte ich an dieser Stelle gerne eingehen. Ein konsequentes Geschäftsprozessmanagement kann die Existenz eines Unternehmens sichern, da die Kundenzufriedenheit, gemessen mit entsprechenden Kennzahlen, im Fokus bleibt. Ist das Managen der Prozesse zur Routine geworden, können Ressourcen in die Erfüllung strategischer Ziele, die Vision und weiterer Zusatzaktivitäten fließen. Man verschafft sich durch diese Routine eine Stabilität, die es dem Unternehmen ermöglicht, auf neue Herausforderungen flexibel und agil zu reagieren. Eine Herausforderung, mit der in der heutigen Zeit, jedes Unternehmen konfrontiert wird.

Das konsequente Steuern der Prozesse stellt weiterhin eine systematische Verbesserung der Routineprozesse sicher. Sind die entsprechenden Kennzahlen installiert, und das definierte Target wird nicht erreicht, startet automatisch, getriggert über eine funktionierende Governance Struktur eine Verbesserungsaktivität. Ohne die regelmäßige Überprüfung der Prozessperformance und gezielten Steuerungsorganen laufen diese Verbesserungsaktivitäten erfahrungsgemäß als Firefighting Aktivität – ein Modus, der wenig wünschenswert ist. Durch BPM kann dieser reaktive Modus in einen proaktiven Modus umgewandelt werden. Durch den Überblick über die entscheidenden Kennzahlen, hat das Management Team und alle Führungskräfte eines Unternehmens die Performance sofort im Blick. Neben dem erwünschten Transparenzeffekt steigt dadurch das Verständnis für die Bündelung von Ressourcen, um bei Bedarf, die Performance wiederherzustellen. Dieses gemeinsame Verständnis erleichtert wiederum die Durchführung von Verbesserungsaktivitäten, die nicht zuletzt daran scheitern können, dass notwendige Ressourcen nicht zur Verfügung gestellt wurden.

Liebe Leser, dieser Artikel gibt einen generellen Überblick über das Thema Geschäftsprozessmanagement (BPM). In nachfolgenden Beiträgen werde ich an der ein oder anderen Stelle näher ins Detail gehen. Falls Sie Wünsche oder Anregungen haben, kontaktieren Sie mich bitte.

Ihre Sonja Diekmann